HR如何有效处理员工违纪

案情回放：

马某于2008年3月入职某建筑公司工作，任工程部副经理，并与建筑公司签订了一份由2008年3月31日至2011年3月31日的劳动合同。2009年9月，马某晋升为该部门经理。因期间马某有严重失职及多种违纪行为，该公司于2010年2月4日对马某发出《离职书》，对马某作出辞退处理。马某以公司违法辞退为由，遂向劳动争议仲裁院某劳动争议仲裁庭提起劳动仲裁，要求公司支付违法解除劳动合同的双倍赔偿金。该公司辩称，公司基于马某严重违反公司规章制度而合法解雇申诉人，无需承担任何经济补偿金及赔偿金：1、马某任职期间因工作疏忽，曾向客户报错公司项目价格，造成公司巨大经济损失；2、马某在职期间，多次利用职务便利将公司的原材料成本和项目报价透露给公司的竞争对手，其行为直接泄露公司的商业秘密，严重损害公司的利益。

本案中，本案中当员工出现违纪行为时，用人单位在处理过程中应注意哪些问题？

案例解读：

本案中用人单位的主张不能获得支持，主要原因在于当员工连续出现各种不同的违纪行为时，用人单位未及时依据公司规章制度作出相应处理，及对各次处理未留下证据。对于某些员工，经常有“大错不犯、小错不断”的违纪行为，用人单位应当及时作出处理，而不是将这些错误累积起来“算总账”，裁判机关对“算总账”的做法一般是不支持的。

对于员工大大小小的违纪行为，用人单位应该注意平时记录在案，例如对于违纪员工的批评教育谈话都要有文字纪录，做到有纪录可查；又如企业给违纪员工的警告、记过等处分决定都要有文件记载，明确充分、记录在案的材料是最有说服力的。每次违纪时，都应作出相应的书面处理材料，最好要求员工签字。

员工严重违纪，公司单方解除劳动合同的案件，法院在审理时主要审查三个方面：第一，用人单位是否有合法的规章制度。当然，该规章制度要根据法律规定的程序制定，规章制度的内容要合法并且规章制度要向劳动者公示告知，只有符合这几方面要求的规章制度才能作为用人单位解除劳动合同的依据，发生争议时法院才会作为证据予以采纳；第二，对于劳动者是否存在严重违纪的事实行为，该方面的举证责任主要在用人单位，所以用人单位在日常管理过程中要注意书面文件的制定和收集，最好是有违纪员工本人的书面确认；第三，要看用人单位解除劳动合同的程序是否合法。用人单位解除劳动合同的，应当事先书面通知本人。

只有符合上述三个条件做出的解除劳动合同的行为才是合法的，如果不具备上述三个条件就做出单方解除劳动合同的决定，就会因为缺乏法律事实，往往存在要和劳动者恢复劳动关系或者向劳动者支付因违法解除劳动合同产生的双倍经济补偿标准的赔偿金的风险。