超实用！人力资源档案的内容及归整原则

一、人力资源档案的分类

1、员工入职档案；2、员工培训档案；3、员工人事档案；4、薪酬福利档案；5、专项工作档案；6、绩效管理档案；7、员工离岗档案；8、人力资源红头文件；9、人力资源工作档案。

二、人力资源档案的内容及归整原则

1、员工入职档案

（1）个人简历；（2）应聘人员登记表；（3）素质测评结果；（4）面试记录表；（5）笔试结果报告；（6）体检报告；（7）拟试用审批表；（8）试用期考核表；（9）转正审批表。

应届毕业生的同时应增加：（1）就业推荐表；（2）学习成绩单；（3）就业协议书；（4）就业申报表。

归整原则：

（1）该档案包含了员工入职过程中的所有记录材料，从收集简历到员工顺利转正的全过程。但上述过程中出现了公司与员工签订的劳动合同、报到证（应届毕业生）应直接放入员工人事档案内，不在此档案中。

（2）入职档案按每人一个档案袋整理，同时按入司年份进行排列，每年归整一次，并将已离职员工的档案放入离职员工库内。

2、员工培训档案

员工培训档案分以下几小类：

（1）外聘讲师集中式培训档案

<1>培训通知；<2>培训签到表；<3>培训工作总结分析报告；<4>培训教材；<5>培训光盘；<6>培训费用统计表。

（2）内训师培训课程档案

<1>培训通知；<2>培训签到表；<3>培训工作总结分析报告；<4>讲师手册；<5>学员手册；<6>课程录像；<7>培训道具；<8>培训费用统计表。

（3）派出培训档案

<1>培训提纲（DM）；<2>派出培训审批表；<3>外出培训反馈表；<4>培训费用统计表。

上述培训档案整理后能有效形成培训历史记录，同时对今后开展培训工作有很好的帮助。

3、员工人事档案

员工人事档案包括每人终生一份的人事档案，还有日常经常使用的人事档案资料两类。

（1）员工人事档案包括员工履历类、自传类、鉴定考核类、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、党团类材料、奖励材料、处分材料、工资待遇、录用任免等材料等。

（2）日常使用的人事档案资料：

学历学位、资格证书复印件材料、员工聘任、奖励的文件及复印件（有部分原件必须存放于人事档案内）。

归整原则：

（1）员工人事档案是非常重要的一个档案材料，特别对于60年度及以前出生的员工，在整理人事档案材料时员工的劳动合同、转正定级审批表、报到证及员工党团、专业技术职称、解除劳动关系证明书等材料是非常重要的，一定要放入人事档案内。

（2）日常使用的人事档案资料要依据员工编号（唯一编号）使用文件夹按年份整理好，在日常中经常使用。

4、薪酬福利档案

主要包括每月工资发放记录、工资汇总表、社会保险缴纳记录、基数核定表、社会保险分摊表、住房公积金缴纳记录、住房公积金分摊表等

归整原则：薪酬福利档案属于保密性较强的档案材料，一般由专人负责管理，同时在必要时进行一定的审计以保证档案的完整性。另外，根据劳动合同法规定，工资档案必须至少保存两年。

5、专项工作档案

此档案按工作专项分类，一般为每年都需要完成的一些工作，如劳动情况季报、年报、人才统计年报、工资总额使用手册申报表、残疾人就业保障金申报、不定时工作制申请文件、员工健康体检档案等。

6、绩效管理档案

绩效管理档案一般将员工绩效考核相关的档案资料按年份归整。

7、员工离岗档案

员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，内退、退休、死亡等情形。

（1）解除（终止）劳动关系

<1>辞职申请书（自动离职）或解除（终止）劳动关系协议书及经济补偿金发放表复印件；<2>劳动合同；<3>解除（终止）劳动关系证明书。若采用调动手续办理离职的员工，还需保留调动表原件、介绍信复印件。

（2）内退

<1>内退申请表；<2>内退协议。

（3）退休

<1>退休审批表复印件；<2>退休养老金核定表复印件；<3>退休人员登记表。

8、人力资源红头文件

指与人力资源管理相关的公司红头文件。

9、人力资源工作档案

指人力资源工作中的过程档案，如人力资源制度的拟定或进行人力资源项目研究，在进行此项工作过程中所有的档案资料都进行归集。

（整理自网络）