人力资源专员——新手到熟手的过程及注意事项

把一个基本不懂业务的新手培养为熟手的过程，包括：熟悉情况、交代简单工作任务、对照职位说明书、工作方式、流程规范、常犯差错、提高方法、专员的目标。

一、什么叫上手？

当人力资源部出现职位空缺，比如需要人力资源专员，可通过内外部招聘进行补员，使人员尽早到位。

我们把实习生、应届生、相关工作经验少于一年的新员工，统称为HR 新手；考勤员、人事助理、招聘专员等，统称为人力资源专员。

人力资源部现有的副经理、主管、专员(熟手)，都有自己的职责，能够得心应手地处理业务，独当一面。现在，来了个新手，作为人力资源部经理(有时由直接主管考虑) 应该如何安排新手的工作呢？把一个基本不懂业务的新手培养成熟手的过程，叫上手。

二、上手1：熟悉情况

新员工报到入职当天，先由人力资源部按照正常流程办理入职手续。可能包括：提交核对身份证、相关证件，签订劳动合同，领取门禁卡(饭卡)、员工牌，开通公司邮箱、办公系统OA 账号，办理工资卡，发放员工手册、电脑、必要的办公用品等。可通过邮箱发放通讯录，请新员工去OA 下载并自学公司规章制度、财务报销流程等，还可以直接把职位说明书发给他。

然后，人力资源部经理(或直接主管)找新员工谈话。除了表示欢迎，还要交代他尽快熟悉情况，包括公司、本部门、本岗位的情况。

熟悉情况包含以下几种意思。

第一种意思，熟悉办公环境。包括吃饭的地方(自办食堂，外包的餐厅，周边的小餐馆，外卖等)在哪里，洗手间在哪里，打印机在哪里，开水房(饮水机)在哪里，自己的工位在哪里，其他办公室的布局等。

第二种意思，熟悉人头。一是了解组织架构，二是看通讯录，三是对照通讯录上的人名，通过电话、邮件、QQ 等在工作接触中与其熟悉起来，能尽快将名字与他的信息(部门，职务，工作范围)、长相等对应起来。

第三种意思，熟悉公司规章制度。包括上下班时间，迟到早退的扣罚，打卡考勤的规定，请假规定等。第四种意思，熟悉工作情况。一是前任移交的工作，包括资料、流程的熟悉；二是本岗位的职责，汇报关系；三是工作周报、月报的交代。

规范的离职移交，应该有待办事项；或者直接主管从现有工作中剥离、罗列的事项。这些事项，一般都是具体的任务，对熟手来说不难，但对新手来说，这些待办事项、罗列事项，正是入门的开篇，也是试用期、实习期的基本考验。

一般来说，谈话结束后，在一周内，HR 新手就应去OA 下载各种制度文件，在短时间内，对公司、部门的情况有个大致的了解。

三、 上手2：简单工作任务

这时，新手会在直接主管的指导、监督下，开始对照遗留的待办事项，或新罗列的工作事项，逐条去尝试完成。

直接主管最有可能先向新手下达简单的工作任务。这些任务会是什么呢？可能包括：社保办理、公积金办理、考勤统计、人才网站招聘职位日刷新、电话邮件通知面试、面试接待(收发应聘登记表，引导，倒茶水，发公司宣传资料等)、档案整理、通讯录更新、劳动合同签订、培训课程组织电话邮件通知、培训现场协助(准备茶水、白板、水笔、音控设备、投影仪、开门钥匙，组织签到，发餐券等)、招聘现场协助(拿易拉宝，在展位摆摊收简历，旁听)、维护人员信息库。

面对这些任务，积极、上进、肯干的新手，会忙得不亦乐乎，并在与同事接触的过程中相互熟悉起来；而消极、不上进、混日子的新手，会忙得晕头转向、没有方寸，并心生抱怨。

四、上手3：对照职位说明书

这时候，我们如果把新手的职位说明书拿出来对照，会发现：这些琐碎具体的事项，在职位说明书里，被归纳得很简单。而实际展开后，对新手来说，一个职责，却对应着不少具体的需花时间、耗精力的工作任务。

职位说明书由不少信息模块组成。其中，一个信息模块叫职能设置，一般只有一句话：通过……做……用以达到……(目的)。另有一个模块叫工作职责，一般列出5～8 条。每一个职责都是由“动词+宾语”组成的。如：①办理保险、公积金；②协助招聘；③协助、参与培训实施；④办理劳动合同签订；⑤统计考勤数据；⑥维护人员信息库；⑦完成领导交办的其他临时任务。

同时，在每个提炼出来的动宾结构后面，有具体的事项，如：办理社保、公积金：根据人事月报的人员进出情况，及时、准确地办理员工的社保及公积金缴纳、停缴、调整，确保员工的合法权益。

这时，动词“办理”“协助”“参与”“维护”等，就体现了人力资源专员(助理) 的职位层级和工作含金量。因为，在人力资源主管的职位说明书中，描述其工作职责的动词，更多是：编制、拟定、审核、分析等；而人力资源部经理(副经理)的职位说明书中，描述其工作职责的动词，更多是：审核、协调、监督、指导、规划等。

五、上手4：工作方式

这时，人力资源专员的工作，更多是现场处理。这里所说的“现场”，可能是人力资源与社会保障局的办事窗口；可能是社保中心、公积金中心的办事大厅(现在网上也可以申报，拿着材料去盖章)；可能是人才市场摊位，高校的招聘会、宣讲会，公司内部的会议室、接待室；可能是公司内部的培训教室，外租的酒店会议室；还可能是前台(导出门禁打卡数据，记录迟到、早退情况)。

人力资源专员的工作，还包括通过电话、邮件、QQ 等，完成各类通知、联系(联系制作横幅等)。

在工作中，主要涉及的办公软件、硬件有：Word ，因为要写名单、发通知、填签到表；打印机、复印机，应能熟练使用；Excel ，用于简单的计算，主要是简单统计；PPT ，使用较少，用于与培训、招聘相关的简单的字、图的制作与展示。

总之，HR 新手的工作，可以概括为：办事，跑腿，打电话，录数据，做表单。

六、上手5：流程规范

怎样才能做好工作，尽快胜任岗位？会出怎样的状况、差错，导致工作频繁延误？

从知识、技能、态度来看，知识不在于全面，而在于能转化为实务操作技巧。对于HR 新手来说，光看职位说明书是没有用的，而是要通过具体的工作事项办理，提炼出“工作流程”。有的公司，在ISO 体系、有作业指导书，这就是对工作步骤的细分，明确了员工什么时间、做什么事情、投入什么、如何加工、产出什么。

人力资源专员，也要有这种“投入—加工—产出”的概念。每做一件事情之前，都要想一想：依据(法规政策，公司内部规章制度)是什么，需要准备哪些材料、是否齐全，相关领导、岗位人员是否签字确认(投入)；是根据明确的书面规定操作的，还是自己的主观设想(加工)；这项工作要提交给谁，在什么时间提交(产出)。

七、上手6：常犯差错

我们在培养新手的过程中发现，新手常会犯差错，或导致延误。分析原因，有多种可能：

①对自我检验环节投入不够，没有完全掌握相关的法规政策、公司规章制度条款；

②被动或主动的信息不对称，对公司最新的通知制度、人事报表等没有关注；

③统计、计算不熟练，缺乏检查、复核意识；

④对定期的时限或不定期的专项时间节点，没有紧迫感，没有在笔记本上作记录，并刻在脑中、印在心里；

⑤不知道下道工序也有时限要求，本道工序提交延迟，会影响下道工序和整个工作流程的贯穿；

⑥不知道工作差错和延误，会被客户投诉、责骂，会造成经济损失；

⑦不知道姓名、职务，写错了会引起领导、经理、员工的不满。

八、上手7：如何提高

上述技能，实际上还是最基础的操作技能，只要用心做、用心学，经过几个月的接触，是可以掌握的，关键还是意识和态度。

新手理解、领会上级的意图的能力是欠缺的。如果新手在这方面做得好，一般上级、同事会评价：悟性高，灵活。

所以，直接主管在布置任务时，要把意图讲解、交代清楚，并向其确认：我刚才提到的事情、任务，你再重复下，有没有问题？新手也要在领任务时，多问一句：领导(主管)，您刚才交代的任务，我理解是这样的，对吗？这就可以在源头上避免方向上的偏差。

上级也应尽可能地把相关依据打包给新手，包括如何检查的技巧，多提醒他，告诉他，提交时先自己检查一遍。

任务提交时，直接主管要有心理准备：新手刚开始做的表单、名单统计等，多少都是有差错的，这时候，要把发现的差错圈出来，并加以批注，要把新手找来，面对面地指导他：有哪些差错，怎么修正。还要问他当时怎么没想到，今后如何避免。虚心的新手，会把主管的这些工作指导意见记在笔记本上，回去细细琢磨。一般2～3次后，对于这些低级错误，新手就会牢记在心并尽量避免。

有些工作如筛选简历、做表、录数据、打电话等，主管可以亲自示范。这就是手把手的培训或叫在职指导。对新手来说，如果能碰到这样的上级，是职业生涯中的幸事。

关于延误，有些是自身性格拖沓导致的，有些是操作技巧差、工作量大、工作处理效率低导致的，也有的是别的同事、部门员工刁难、不配合导致的。这时候，上级就要在工作开展的过程中提前发现、纠正、控制。不要等到事情已经超时间了，再粗暴地责问。上级有责任去协调新手不能控制的事情，这就是资源支持。

为了使新手更有计划性和目标感，直接主管可通过工作周报的方式予以锻炼、强化：本周完成了哪些，还有哪些没有完成(原因是什么)，下周计划要做哪些。当然也有计划外的任务临时出现，需考虑周全。

对于每日的工作，可指导新手，在上班后的半小时内，把今天要做的事情写在纸上，做完一件划掉一件，下班前半小时对照下。当然，新手自己要努力的话，可以提早半小时来公司上班，晚半小时下班。尤其在试用期三个月，这样做有好处：可给上级、同事留下努力、不计较、勤奋好学的印象；自己也可以成长得更快。

甚至，在晚上或周末时，也可以做些额外的工作。现在的工作节奏快，新手没有在额外时间投入准备，在8小时内把事情做完，有时是不现实的；而经过阶段性的工作历练，在工作中学习，熟手是可以在8小时内把工作基本做完的。

九、人力资源专员的目标

人力资源专员的入门，实际是写给HR 新手看的，目标是让新手成为熟手。及时性、准确性、效率、态度，就是评价衡量从新手到熟手的指标。

接下来，我们假定HR 新手是细分的人事专员。那么，我们就应明确：他的岗位职责是什么？对应的工作任务有哪些？怎么处理这些任务？常犯的错误是什么？如何提高？

职业发展是分阶段的，刚参加工作的专员、主管、副经理、经理、总监等，每个阶段都有不同的困惑。