大忙人：六个邮件处理秘籍分享

来源：职场GTD

工作中邮件处理已经成为大部分职场人士每天都必须要做的事情，面对不断收到的新邮件，你有统计过每天花在处理邮件上的时间是多少呢？无论你是用电脑本地端软件Foxmail/Hotmail/Outlook/Mail，或者网页端的Gmail/QQ/126邮箱等，以下和各位分享六个处理邮件的秘籍，让你能够轻松应付大量邮件，节省大量时间。

根据发件人排序邮件，突出重要邮件

对于收到的邮件，我们可以按照发件人来排序邮件，各位一般都会优先处理来自上司老板的邮件，其次处理来自客户和合作伙伴的邮件，最后是同事和朋友的。

根据4D原则，快速清空收件箱

按照以下的邮件处理4D原则，理顺清空收件箱：

Do（执行） 如果该邮件两分钟之内可以处理完毕的话，立即处理。

Delete（删除） 无关或垃圾邮件，删除掉进入垃圾箱。

Delegate（委派）需要别人协助你处理的邮件，转发相应负责人处理。

Defer（延后） 需要稍后进一步处理的邮件，将邮件放入到如下的@Action @Reading @Waiting文件夹中。

根据GTD原则，进一步处理邮件分门别类

根据GTD原则，建立三个文件夹来处理邮件，分别是@Action @Reading @Waiting，这样无论你的文件夹名称是用中文还是英文，@符号开头的文件夹都会位于最前面，方面我们进一步处理重要邮件。

@Action（行动） 如果邮件需要你做出下一步行动或者回复的，将这类邮件移动到该文件夹中，当天分时批量处理。

@Reading（阅读） 如果邮件需要你查询资料或者询问项目同事的话，将这类邮件移动到该文件夹中。

@Waiting（等待） 如果邮件需要其他收件人先做处理，等待别人处理后再看结果的话，这类邮件移动到该文件夹中。

根据项目/客户名称建立文件夹，查好归档邮件更方便

现在大部分邮件软件现在都支持按照发件人来过滤邮件，重要邮件直接加上星号，某项目发件人自动归类到该项目文件夹中，广告邮件直接进入到垃圾箱中，非常方便节省我们自己邮件筛选的时间。根据相应发件人，我们可以按照项目名称，客户名称，个人事务等适合自己的情况来建立相应邮件文件夹，并用数字来排序，方便后续邮件的查找和归档。

根据番茄工作法，分时分序批量处理邮件

对应邮件的处理，运用番茄工作法，每天上午和下午各抽空1-2个番茄时间进行批量处理，不要开启新邮件到达提醒，否则你会整天消耗在邮件处理中。我的做法是，根据当天邮件数量，上午抽出1-2个番茄，根据4D原则先快速清空收件箱，下午抽空1-3个番茄时间对@Action @Reading 文件夹邮件做进一步处理。

开启“邮件无干扰模式”，适时放松自己

一天中抽出30-60分钟时间，让自己远离邮件打扰，给自己放松和充电的机会，不要担心重要邮件的错过而耽误项目进度，小强有一句经常安慰自己的话，“离开了任何人，地球照样会运转”。所以如果确实有重要邮件，对方会第一时间给你打电话的。

小结

以上和各位分享了六个处理邮件的实用原则和方法，可以让我们从容应对邮件，及时今天端午节后的第一个工作日，有多达100封邮件躺在你的收件箱中，我们也不用整天将时间花费在邮件处理中啦！