确保外包成功的八种方法

　　外包并不是什么新鲜的概念。到目前为止，很多IT部门在应用外包服务方面已经积累了丰富的经验。位于休斯敦的咨询公司TPI认为，尽管与去年相比外包市场的整体规模缩小了13%，但是美国的外包市场增势仍然非常强劲。

　　当然，节约成本作为外包发展的推动力仍然意义显著：外包到海外的程序员工作和支持服务的成本仅仅是国内的一半不到。然而，想要节约这方面的成本，你必须了解如何与外包商协作。

　　我们和一些曾采用外包商构建和扩大公司体制的经理交谈，并总结出八个建议，希望有助于您成功地建立外包联系和签订外包合同。

　　1.确保你们两个公司之间的文化融合程度很高。

　　这种融合指的是外包商所在国家的文化和您的公司文化之间的融合。“如果你做错了事情，荷兰人会直接告诉你。但是在印度这样做却会产生相反的效果并会马上使工作陷入瘫痪状态。”FCI（美国）首席技术官ScottMcDonald说。FCI（美国）是一家位于宾夕法尼亚州Etters的制造公司，其法国总部采用过全球多家外包商。

　　“法国人比我们更喜欢互动。而亚洲人更喜欢有条理，理解流程的各个组成部分。我们外聘了一家咨询公司来帮助我们了解不同文化之间的差异，并指导我们如何经营。”Google把这种文化匹配称为“G o o g l e y n e s s ”，提供了“启发原始思维和鼓励人们充分发挥个人主动性的环境。这种环境受数据和使用者经验影响，拥有单层管理等级，且愿意冒险和创新。”Google的一位开发商关系经理PatrickChanezon说。他负责开发外包业务，与阿根廷的Globant公司合作。

　　“我们与Globant进行了面谈，看看Google公司内部是否要雇佣他们。”Chanezon说，“我们不仅试图了解他们的专业水平是否够格，也要了解他们是如何工作的。比如说，他们是如何灵活运用编程方法的，他们是否了解如何恰当地进行软件测试。我们想要的是一个在日常工作中做开源项目的外包商。”

　　2.高层管理者的责任。

　　双方公司的高级别管理层人员应该定期见面并了解各自对成功的理解。“我们的管理层和Xerox的首席技术官之间有一个联合创新委员会。”宝洁公司（P&G）位于辛辛那提的全球商业服务中心主任Kim Kehling说。他负责宝洁公司与Xerox之间的外包合作关系。“我们每季度见面一次，复审我们的商业需求并面对面交谈。我们一并复审我们的关键项目以及其他突出性的运行问题。”

　　即使你们的高层主管定期见面，也不要期望他们能看透对方的心思。“不要期望你的外包商对你的运营状况有细致入微的商业知识。”FCI（美国）的McDonald说。要用他们能理解的话讲清楚你的运营状况。

　　　3.为每个方案定一个目标。

　　确保你的外包商和你对成功的衡量方法是一致的，同时还要保证诚实地完全公开地做出评估。如果方案没有成功，不要隐瞒你的外包商，并找出解决问题的方法。“ 外包商开发的软件代码的质量很大程度上取决于我们提供的说明书和方案的质量。”McDonald说，“起初，我们的方案总是很随便，但是我们尝到了恶果。如果你不能提供清楚的说明书，就得不到好的软件代码。”

　　4.把恰当的工作交给恰当的合作伙伴。

　　“最初采用外包时，我们原以为我们所有的业务只需要一个合作伙伴。但是后来我们发现这样做是成功不了的。”P&G的Kehling说，“现在我们为每个特定的项目寻找一个一流的供应商——所需设施与打印管理及其他都是不同的——根据项目需求来雇佣外包商。”。

　　最优化外包需求是这一工作的一部分。最优化指的是当业务扩大或缩小时，适时进行调整，增加或减少资源投入。“我们需要一个比Oracle on Demand还要灵活的解决方案。”位于华盛顿州的Development Alternatives有限公司负责信息管理和技术的副总裁Larry Campbell说。DAI向Navisite 外包Oracle应用业务，向Virtustream外包数据中心业务连续性保障业务。

　　该公司选择了Navisite，并在最初就把成本减为原来的一半。最优化一方面是指正确理解你的实际需求——不管你是要外包基础设施还是专业技能。

　　“一些经理发现很难把任何事务委托给别人，更别提是外地或者是外国的了。”Campbell说，“大概是这些人自身不适合管理项目，尤其是管理那些采用离岸外包技术资源的项目。”“例如，外包定制应用发展项目是很有挑战性的。你需要从头至尾都有清晰的操作指南，并且必须雇佣那些不仅仅具备开发代码能力的开发商。”

　　“ 我们发现外包到海外以后， 支持我们Oracle EBS（电子商务套件）应用的DBA（数据库管理员）和顾问做得非常好。我相信这是由于我们明确规定了支持这些系统和技术的任务需求。如果我们需要创新和灵活度，那肯定是我们出了问题。”

　　5.允许你的外包商经常失败或轻易出错。

　　这一过程包含了把用来评估流程的常用检测标准落实到位，并保证外包团队走上正轨。“还要确保你能从失败中有所学习。”Google的Chanezon说。“我们与Globant一起对我们的Checkout API进行测试，他们本来要做出一个长达数月的设计流程。但是，由于我们每天都要讨论，因此他们只用了一个星期就组合出一个我们每天都要构建的测试框架的基本原型。鉴于我们能较早地发现失误，我们看得更远并能探索更多不同的领域。”

　　P&G雇佣Xerox来管理企业打印机时，Xerox正在构建自己的企业打印服务管理工具。通过应用这个工具，任何员工都可以在公司里的任意一台打印机上打印文档。“Xerox假定公司所有的打印机都应该在一个物理网络中。但是我们推动他们开发该工具在多重网络中运行。”Kehling说。应用了这一工具以后，P&G用更为高效的工作组打印机取代了原来的台式打印机，减少了800万页纸张的打印量并节约了21%的成本。DAI与其供应商Navisite也有频繁的检测标准。“我的团队每周都和外包商开一次碰头会，确保一切正常运行。同时，每天还会发电子邮件，还通过电话联系。”

　　　6.实现双赢。

　　“我们必须把蛋糕做大，但不能以我们的合作伙伴为代价。”P&G的Kehling说，“如果你没有把你的外包商当作合作伙伴来对待，你不可能达到双赢的。”

　　　7.是否安排了最好的团队？

　　你安排了最优秀的人才去跟外包商合作吗？在你的项目上，外包商有没有安排最好的团队？“四年前，我们和外包商之间出现了一些问题。”FCI（美国）的McDonald说，“他们负责我们项目的团队每年都要流失大约三分之一的人员。”

　　“我们无法吸引并留住人才。起初，我们能留住10个左右，但是团队中剩下的人员很快就调换工作了。我们无法为他们提供迅速发展的空间。但是最后到我们有这个能力的时候，他们已经选择了离开，去别的地方发展了。”

　　8.不要选择一个相距过远或相差太多时区的离岸外包商。

　　DAI选择Oracle On Demand为其外包商时遇到的问题之一是该公司提供“跟太阳作息一致的支持服务”，Campbell回忆，“我们打电话询问某个问题时，每次都是由不同的工作人员接电话。”“现在，和Navisite合作时，我们和同一群人打交道。他们了解我们的历史进程，这样我们就能保持很好的连续性。由于不用反复解释我们的情况，从而节约了大量时间。”G o o g l e选择和G l o b a n t合作的原因之一是Globant位于南美洲，与Google总部的工作人员的工作时间保持高度一致。外包的管理包含了人员、成本、地理位置和文化这些不同因素之间的微妙平衡。希望文中这些建议有助于您避免外包中的陷阱并从外包中受益。